Categorie e Topic

I topic sono categorie tematiche che ti permettono di organizzare i documenti e personalizzare il comportamento dell'assistente AI. Un sistema di topic ben strutturato migliora significativamente la pertinenza delle risposte e la velocita delle ricerche.

Cosa Sono i Topic

Un topic e un contenitore logico che raggruppa documenti affini per argomento, funzione aziendale o progetto. Ogni topic puo avere:

• Un nome identificativo.
• Una descrizione che ne chiarisce lo scopo.
• Un colore per una rapida identificazione visiva.
• Un'icona rappresentativa.
• Un sistema di istruzioni personalizzato che modifica il comportamento dell'AI quando il topic e selezionato.

I topic non sono cartelle fisiche: un documento puo appartenere a piu topic contemporaneamente, permettendo classificazioni trasversali.

Perche Usare i Topic

Senza topic, l'assistente cerca tra tutti i documenti dell'organizzazione. Con i topic, la ricerca diventa mirata:

• Risposte piu pertinenti: limitando la ricerca ai documenti di un topic specifico, si riduce il rumore e si aumenta la precisione.
• Tempi di risposta ridotti: cercare in un sottoinsieme e piu veloce che cercare ovunque.
• Comportamento AI personalizzato: ogni topic puo avere istruzioni specifiche per il tono, il linguaggio e il livello di dettaglio delle risposte.
• Controllo degli accessi: puoi limitare chi puo vedere quali topic (e quindi quali documenti).

Creare un Topic

Accesso

La creazione e la modifica dei topic e riservata a Company Admin. Gli Editor possono caricare documenti nei topic assegnati, ma non possono creare, modificare o riordinare topic.

Per creare un nuovo topic (solo Company Admin):

1. Vai alla sezione Argomenti dal menu di navigazione.
2. Clicca su Nuovo Argomento in alto a destra.
3. Compila i campi richiesti:
   • Nome: breve e descrittivo (ad esempio "Contratti Fornitori", "Normativa Ambientale").
   • Descrizione: spiega cosa contiene il topic e a chi e destinato.
   • Colore: scegli un colore per l'identificazione visiva nelle liste e nei badge.
   • Icona (opzionale): seleziona un'icona rappresentativa.
4. (Opzionale) Configura il Prompt personalizzato (vedi sezione successiva).
5. Salva il topic.

Assegnare Documenti ai Topic

Puoi associare documenti a un topic in diversi momenti:

• Durante il caricamento: nella schermata di upload, seleziona il topic di destinazione prima di confermare.
• Dalla lista documenti: seleziona uno o piu documenti e usa l'azione "Assegna a topic".
• Dal dettaglio documento: apri il documento e modifica la sezione topic dal menu a tendina.

Un documento puo appartenere a piu topic. Ad esempio, un contratto di fornitura potrebbe essere assegnato sia a "Contratti" sia a "Fornitori".

Personalizzazione AI per Topic

Ogni topic puo avere un system prompt personalizzato che modifica il comportamento dell'assistente quando l'utente seleziona quel topic nella chat.

Gerarchia delle Istruzioni

L'assistente segue una gerarchia di priorita per le istruzioni:

1. Topic (massima priorita): se l'utente ha selezionato un topic con istruzioni personalizzate, queste prevalgono.
2. Azienda: le istruzioni generali configurate a livello aziendale si applicano come base.
3. Default di sistema: le istruzioni predefinite di Queria fungono da fallback.

Esempi di Personalizzazione

Topic "Legale":

Sei un assistente esperto in diritto commerciale italiano.
Rispondi in modo preciso e professionale, citando sempre
gli articoli di legge pertinenti. Usa un linguaggio
tecnico-giuridico appropriato. Per questioni che richiedono
interpretazione legale, suggerisci di consultare un professionista.

Topic "HR - Risorse Umane":

Rispondi in modo chiaro e accessibile, evitando gergo tecnico.
Fai riferimento ai regolamenti interni quando pertinenti.
Mantieni un tono professionale e imparziale. Usa il "tu"
con l'utente.

Topic "Tecnico":

Fornisci risposte dettagliate con specifiche tecniche. Includi
numeri, misure e riferimenti normativi tecnici quando disponibili.
Usa elenchi puntati e tabelle per la chiarezza.

Selezione del Topic nella Chat

Nella parte superiore dell'area chat trovi un selettore per i topic:

• Nessun topic selezionato ("Tutti i documenti"): l'assistente cerca tra tutti i documenti accessibili.
• Un topic selezionato: la ricerca e limitata ai documenti di quel topic, con le istruzioni personalizzate attive.
• Puoi cambiare topic in qualsiasi momento durante la conversazione.

Consiglio

Se la tua domanda riguarda un ambito specifico, seleziona sempre il topic corrispondente prima di porre la domanda. La differenza nella qualita delle risposte e spesso notevole.

Quando non selezionare un topic

Se la tua domanda potrebbe riguardare piu categorie o non sai in quale topic cercare, lascia "Tutti i documenti" selezionato. L'assistente cerchera nell'intera base documentale.

Controllo degli Accessi (RBAC)

I topic supportano il controllo degli accessi basato sui ruoli (RBAC), permettendo di regolare chi puo vedere e interagire con determinati documenti:

• Accesso completo: l'utente puo visualizzare tutti i documenti del topic e porre domande.
• Accesso limitato: l'utente puo vedere il topic ma non tutti i documenti al suo interno.
• Nessun accesso: il topic e i suoi documenti sono invisibili all'utente.

Questa funzionalita e particolarmente utile per:

• Documenti riservati della direzione.
• Informazioni sensibili HR (buste paga, valutazioni).
• Progetti confidenziali.
• Dati finanziari ad accesso ristretto.

La configurazione RBAC e gestita dall'amministratore dell'organizzazione. Gli utenti con ruolo EDITOR e READER vedono solo i topic a cui sono stati esplicitamente assegnati.

Gestire i Topic

Visualizzare i contenuti

Nella lista dei topic, ogni riga mostra il nome, la descrizione, il colore distintivo, il numero di documenti assegnati e il numero di pagine web (se applicabile).

Modificare un Topic

Clicca sull'icona matita nella riga del topic per modificare nome, descrizione, colore, icona o prompt personalizzato.

Eliminare un Topic

Clicca sull'icona cestino e conferma l'eliminazione.

Attenzione

Quando elimini un topic, i documenti associati non vengono eliminati. Perdono solo l'assegnazione al topic e tornano disponibili senza categoria.

Esempi per Settore

Topic	Contenuto tipico	Personalizzazione AI
Contratti	Accordi, contratti quadro, SLA	Linguaggio giuridico, evidenzia scadenze e penali
Risorse Umane	Policy, regolamenti, organigramma	Tono accessibile, riferimenti ai regolamenti interni
Finanza	Bilanci, budget, report	Precisione numerica, confronti temporali
Tecnico	Manuali, specifiche, schede tecniche	Dettaglio tecnico, tabelle e misure
Qualita	Procedure, audit, certificazioni	Riferimenti normativi ISO, linguaggio di processo
Riservato	Documenti confidenziali	Accesso RBAC ristretto, disclaimer di riservatezza
Normativa	Leggi, regolamenti, circolari	Citazione articoli, riferimenti normativi
Commerciale	Offerte, listini, cataloghi	Focus su prezzi, condizioni, disponibilita

Best Practice

1. Crea tra 3 e 10 topic: troppo pochi non aiutano a filtrare, troppi creano confusione. Trova il giusto equilibrio per la tua organizzazione.
2. Usa nomi chiari e univoci: evita abbreviazioni o nomi ambigui. "Contratti Fornitori" e meglio di "CF".
3. Evita sovrapposizioni eccessive: se due topic contengono sempre gli stessi documenti, probabilmente e meglio unirli.
4. Scrivi descrizioni utili: la descrizione aiuta gli utenti a capire dove cercare e aiuta l'AI a contestualizzare.
5. Personalizza le istruzioni AI: sfrutta il system prompt per ogni topic per ottenere risposte con il tono e il livello di dettaglio appropriato.
6. Rivedi periodicamente: i topic devono evolversi con l'organizzazione. Elimina quelli obsoleti e creane di nuovi al bisogno.
7. Configura il RBAC con attenzione: assicurati che i documenti sensibili siano accessibili solo a chi ne ha diritto.

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